مبلمان اتاق کنفرانس
واضح است که مبلمان اتاق کنفرانس مهم‌ترین و کاربردی‌ترین بخش این اتاق است. پس باید در انتخاب آنها بیش از هر چیز دقت داشت. در این زمینه نیز صندلی‌ها و میز کنفرانس در بالاترین اولویت قرار دارد. توصیه‌های زیادی در زمینه انتخاب درست میز و صندلی کنفرانس ارائه می‌شود. از جمله اینکه در ابتدا باید پیش‌بینی نزدیکی از تعداد افراد معمول در جلسات داشته باشید؛ تا بتوانید تعداد صندلی‌ها و ابعاد میز را درست بسنجید. میزهای کنفرانس در ابعاد مختلف طراحی می‌شوند. میزهای گرد، مربع، مستطیل و مستطیل با طول محدب، از جمله پرکاربردترین آنها هستند. اگر جمعیت جلسات شما زیاد است و علاقه دارید با وجود جمعیت بالا، ارتباط چهره به چهره افراد حفظ شود؛ بهتر از میزهای بیضی یا مستطیل با طول محدب استفاده کنید. اما اگر جمعیت جلسات شما کم است؛ انتخاب نمونه‌های مربع و دایره‌ای، می‌تواند فضایی مینیمال و شیک را فراهم کند.
درباره صندلی‌های میز کنفرانس نیز دقت داشته باشید که این صندلی‌ها بهتر است از نوع ثابت باشد. صندلی‌های چرخان اگرچه راحت‌تر هستند؛ اما از نظر ظاهری مناسب اتاق کنفرانس نیستند. همچنین این صندلی‌ها در اتاق کنفرانس می‌تواند تمرکز کاربر را بهم بریزد. از سویی دقت کنید که طول جلسات معمولا کوتاه و کمتر از ۲ ساعت است. پس مسئله ارگونومیک بودن در صندلی کنفرانس اگرچه مهم است؛ اما اهمیت آن به اندازه طراحی ظاهری و زیبایی آن نیست. به عبارتی تنها کافی است صندلی مدنظر ناراحت‌کننده نباشد.
مکان اتاق کنفرانس
بهترین مکان برای اتاق کنفرانس، دورترین نقطه به سایر بخش‌های پر رفت و آمد و محل کار کارکنان است. در واقع باید مکانی برای اتاق کنفرانس انتخاب شود که از سکوت بیشتری برخوردار بوده، تا افراد حاضر در جلسه از آرامش کافی برخوردار باشند. البته در این زمینه استفاده از انواع تجهیزات و ساختارهای حذف صدا نیز می‌تواند بسیار موثر باشد.
امکانات کاربردی و رفاهی
به‌طور کلی در اتاق کنفرانس از میهمانان شرکت خود پذیرایی می‌کنیم. با توجه به این موضوع باید در حد معقولی امکانات رفاهی مناسبی را برای این اتاق در نظر بگیریم. از جمله اینکه دسترسی افراد حاضر را به مواردی از جمله خوراکی‌های کوچک و آب و نوشیدنی‌های دیگر، روی میز کنفرانس به بهترین وجه مهیا کنیم.
درباره امکانات کاربردی نیز بهتر است در نظر داشته باشید که اتاق کنفرانس بیش از هر چیز با هدف ارائه موضوعی به افراد حاضر یا بحث و هم‌فکری درباره یک چالش، مورد استفاده قرار می‌گیرد. بنابراین در نظر گرفتن امکانات کاربردی مثل صفحه نمایش، ویدئو پروژکتور، میکروفون، اتصال به اینترنت، پریز برق در میز کنفرانس برای لپ‌تاب و سایر وسایل الکترونیکی و… موضوع بسیار مهمی است.
فارغ از این سه موضوع، توجه به مواردی از جمله، طراحی دکوراسیون ، رنگ‌بندی، نورپردازی، تزئینات و… نیز از جمله موارد دیگری است که در بهبود فضای اتاق کنفرانس موثر است.
بدون دیدگاه